ASOCIACION COLOMBIANA DEL METROPLEX

(COLOMBIAN ASSOCIATION OF THE METROPLEX)

BY-LAWS

ARTICLE I - DOMICILE

The domicile of the Association will be the residence of the President.

ARTICLE II - MEMBERSHIP

2/2004 Section 1. There will be three types of members:

A. Regular members. These are persons born in Colombia, or naturalized colombians, spouses or children of colombians

B. Associate members. These are persons not born in Colombia or without any Colombian ties.

C. Honorary members. These are persons designated by the Board of Directors.

6/1999 Section 2. To be a regular member of the Association a person must:

A. Have been born in Colombia, be married or be a child of a person born in Colombia, or be naturalized Colombian.

B. Be 18 years old or older.

C. Complete and present an application for membership.

D. Pay membership dues as set by the By-laws.

Section 3. To be a an associate member of the Association a person must:

A. Be interested in promoting the objectives of the Association.

B. Be 18 years old or older.

C. Be recommended by two regular members.

D. Complete and present an application signed by two recommending members.

2/2004 E. Be accepted by the Board of directors.

F. Pay membership dues as set by the By-laws.

Section 4. The category of honorary member will be reserved for those persons that earn it due to the services rendered to the Association, or due to a high position held in the community. The process to name an honorary member is:

A. A regular member will present the recommendation in writing to the Board of Directors explaining the justification.

B. The Board of Directors will consider the recommendation and vote on the candidate. If the vote is unanimous, the candidate will be accepted.

2/2004 C. The President of the Association will communicate the appointment to the candidate, in writing, within a reasonable period. A diploma will be given to the honorary member.

ARTICLE III - RIGHTS OF THE MEMBERS

Section 1. All the members will have the following rights:

A. To participate in all the activities of the Association.

B. To attend all the General Assembly meetings with voice and voting rights.

C. To attend the Board of Directors meetings with voice but not voting rights, except to sensitive meetings which are held at closed doors.

D. To help and receive help from other members.

E. To respect and be respected by other members.

F. To respect the Constitution and By-laws.

G. To accept the decisions of the Board of Directors

H. To be elected to the Board of Directors.

6/1999 Note: Affiliate members will have all these rights except they can not be elected to the board of directors.

ARTICLE IV - DUES

Section 1. There is no fee for joining the Association.

6/1999 Section 2. The yearly dues will be determined by the Board of Directors. The dues are per family, but the Board of Directors could make adjustments when it deems it appropriate. The dues must be paid to the Association before the first day of June every year.

Section 3. All the rights of membership will cease if dues are not paid up.

Section 4. The first membership dues must be paid within 30 days of having been accepted as a member of the Association.

Section 5. Members joining the Association during the month of May will be exempted of dues for that month and should pay only the next year dues. Members joining between June and May must pay full membership dues.

Section 6. The following will be exempted from dues:

A. The honorary members.

B. The members older than 65 years of age.

2/2004 C. Other members that the Board of Directors may consider to have economic hardships. These exceptions will be reviewed every year.

2/2004 Section 7. For the purposes of the annual dues, "family" is defined as father, mother and children under 18 years of age. At becoming 18 years old they must obtain their own membership. Also, two or more brothers residing in the same household apart from their parents will be considered as a family.

ARTICLE V - BOARD OF DIRECTORS

2/2004 Section 1. The Board of Directors of the Association will be made-up of 5 regular members elected by the General Assembly as Elected Officers, for a term of two years to the following positions:

A. President,

B. Vice-president,

C. Secretary,

D. Treasurer,

E. Parliamentarian.

In addition to the elected members, the former presidents who served a full term, or for more than one year, will become part of the Board of Directors, automatically.

5/2001 Section 2. All the elected officers of the Board of Directors are eligible for reelection but not to the same position, they can be elected to the same position after two years.

2/2004 Section 3. Only regular members with one full year of membership, at any time, can be elected to the 5/2009 positions of President and Treasurer. The full year of membership is no required for the first election of the Board of Directors, nor to fill the vacancy of an Elected Officer or for the positions of Secretary, Vice-President or Vocal de Orden.

5/2001 Section 4. The position of director is lost for the following reasons:

A. Resignation,

B. Retiring from the association,

C. Expulsion

D. Abandonment. This applies to the Elected Officers.

E. Change of residence out of the Metroplex. This applies to all the Board of Directors.

2/2004 Section 5. In case of a vacancy in the Board of Directors, this will be filled by another regular member (Even if it doesn’t have a full year as a member) appointed by the rest of directors to finish up the term. Vacancies created by a former president will not be filled.

Section 6. Responsibilities of the Board of Directors:

A. To appoint committees and their chairpersons.

B. To establish a calendar of activities.

C. To establish the investments and expenditures required to fulfill the objectives of the Association.

D. To enter into contracts for services.

E. To decide on membership applications.

F. To decide on honorary memberships.

G. To fill vacancies in the Board of Directors.

H. To decide on sanctions to be applied.

I. To collect special dues.

ARTICLE V - BOARD OF DIRECTORS (Contd.)

Section 7. Responsibilities of the PRESIDENT.

A. To represent the Association with full authority.

B. To preside over the Board of Directors meetings.

C. To preside over the General Assembly meetings.

D. To call special meetings of the Board of Directors.

E. To call special meetings of the General Assembly.

F. To represent the Association in all the activities or programs that he/she decides to attend.

G. To appoint a representative to those activities or programs that he/she cannot attend.

5/2001 H. To appoint the chairperson and the members of the electoral committee as set in article VII.

I. To sign Association checks together with the treasurer.

J. To receive and read all the mail of the Association.

K. To sign all contracts in name of the Association together with the treasurer.

L To schedule monthly meetings of the Board of Directors.

M. In general, all the responsibilities, rights and obligations of a President.

N. To become part of the Board of Directors with voice and voting rights at the end of the regular term as president.

Section 8. Responsibilities of the VICE-PRESIDENT.

A. To assume the position of president in his/her absence.

B. In general, all the responsibilities, rights and obligations of a Vice-president.

Section 9. Responsibilities of the SECRETARY.

A. To direct and sign all the association's correspondence and to prepare it for the signature of the President.

B. To maintain a current list of members.

C. To keep the minutes of the Board of Directors and General Assembly meetings.

D. To file all the documents of the Association.

E. In general, all the responsibilities, rights and obligations of a Secretary.

Section 10. Responsibilities of the TREASURER.

A. To handle all monies, property titles, and banks accounts, being responsible for the assets of the Association,

B. To send invoices,

C. To receive dues, donations and any other income,

D. To sign checks together with the President,

ARTICLE V - BOARD OF DIRECTORS (Contd.)

Section 10. Responsibilities of the TREASURER.(Contd.)

E. To sign contracts together with the President,

F. To issue financial reports to the Board of Directors and to the General Assembly.

G. To maintain an inventory of the assets of the Association.

H. To prepare income taxes as required by law.

I. In general, all the responsibilities, rights and obligations of a Treasurer.

Section 11. Responsibilities of the PARLIAMENTARIAN:

A. To make sure this constitution and by-laws are strictly followed,

B. To maintain order in the meetings of the General Assembly,

C. To recommend sanctions against members who are not following this constitution and by-laws,

D. To make sure the directives from the President and the board of Directors are implemented.

6/1999 Section 12. Responsibilities of the FORMER PRESIDENTS:

A. To attend the Board meetings with voice and vote,

NOTE: Only four (4) of the ex-presidents present for a vote in the Board of Directors can vote, beginning with the most recent ones. If there are only four (4) or less, all can vote.

B. To be appointed by the Board of Directors to head a committee.

ARTICLE VI - MEETINGS

5/2001 Section 1. The Association will have its annual General Assembly during May or June of each year. The Board of Directors should advise the members at least 15 days before the meeting.

Section 2. At the annual meeting, the President will present a complete report on the programs realized during the year, as well as on the decisions taken or the activities in which the association or its representatives had participated.

Section 3. The Board of Directors will be elected on the odd years, during the annual General Assembly meeting.

Section 4. Besides the annual General Assembly meeting there could be other extraordinary meetings of the General Assembly, these can be called by the President, in writing, at least fifteen (15) days before the meeting date.

ARTICLE VI – MEETINGS (Contd.)

2/2004 Section 5. The President must call an extraordinary meeting of the General Assembly when there is a written request of at least fifteen (15) regular members, or three (3) directors. If there is no such petition, justified and signed, the President will call them only when he deems it necessary.

Section 6. The quorum for a General Assembly meeting called according to these by-laws will be the members present.

Section 7. The Board of Directors will meet monthly in ordinary meetings.

Section 8. The dates and places for the ordinary meetings will be establish by the President.

Section 9. The President can also call extraordinary meetings of the Board of Directors but must do it in writing and at least seven (7) days in advance.

Section 10. The President must call an extraordinary meeting of the Board of Directors if there is a written request from at least three (3) of the other directors. If there is no such petition the President will call them only when he deems it necessary.

Section 11. The quorum for a Board of Directors meeting will be a minimum of three (3) elected directors. The former presidents are not counted for the purpose of the quorum.

Section 12. The members of the association can attend the meetings of the Board of Directors with voice but not vote.

5/2001 Section 13. It is required of the elected Officers to assist to all the meetings of the Board of Directors and all the meetings of the General Assembly.

A. The ex-presidents acting as Directors are not obligated to attend the meetings.

2/2004 B. If an elected Officer misses more than three meetings of any kind during a fiscal year it will be abandonment of his charge and it will be replaced for the rest of his term, except if the absence is approved by the Board of Directors

5/2001 C. If the absence is caused by a change of residence out of Dallas/Fort Worth, the Board of Directors will appoint a replacement according to Article V, section 5, without a previous official resignation.

Section 14. The Agenda for the General Assembly meetings will be:

A. Opening of the meeting,

B. Reading of the last meeting minutes,

C. Approval or corrections to the minutes,

D. Treasurer report,

E. Pending business,

F. New business,

G. Closing of the meeting.

ARTICLE VI – MEETINGS (Cont.)

Section 15. The Agenda for the Board of Directors meetings will be:

A. Opening of the meeting,

B. Establishment of quorum,

C. Reading of the last meeting minutes,

D. Approval or corrections to the minutes,

E. Reading of the communications sent or received,

F. Treasurer report,

G. Pending business,

H. New business,

I. Date and place for the next meeting,

J. Closing of the meeting.

Section 16. Besides the meetings of the General Assembly and of the Board of Directors there will be other meetings of the members and programs of the Association as scheduled by the Board of Directors and as presented during their inauguration. The schedule should include as a minimum:

A. The celebration of the Colombian Independence Day in the month of July, and

B. The inauguration of the Board of Directors which will take place on the odd years during the celebration of the Colombian Independence Day. The new President will present the schedule of events or program for the next two years.

Section 17. All the meetings will be conducted according to the Association rules and the Roberts Rules of Order (Newly Revised).

ARTICLE VII - VOTING

5/2001 Section 1. In the General Assembly meetings all the members up to date on their dues will have the right to vote.

2/2004 Section 2. The voting will be "viva voce" - orally, except when the majority of members in the General Assembly request a secret vote and during the election of Elected Officers where the vote will be written.

6/1999 Section 3. During the meetings of the Board of Directors, the Elected Officers and 4 of the ex-presidents present will have the right to vote. (Article V, section 12)

Section 4. The voting will be "viva voce" - orally, except when the majority of Directors request a secret vote.

ARTICLE VII – VOTING (Cont.)

5/2001 Section 5. The election of Elected Officers will take place every two years during the General Assembly meeting, following these procedures:

A. The President will appoint an electoral committee with a chairperson and two other members.

B. The members of the electoral committee must be members of the association.

2/2004 C. The appointment of the electoral committee must be made 15 days before the General Assembly.

D. The members of the electoral committee can not be candidates to a position in the Board of Directors.

5/2001 E. The election of Elected Officers will take place after all the business of the General Assembly meeting have been done.

F. The chairperson of the electoral committee will preside over the General Assembly meeting during the elections.

G. To be accepted as a candidate for President, a regular member, must be nominated and seconded by other regular members.

H. The candidate will have a chance to accept or decline with a speech of no more than 3 minutes.

I. If the candidate accepts the nomination, his or her name will be written on a board or similar object visible to the General Assembly, these procedures (G,H and I) will apply to other candidates for President until the nominations are closed.

J. The rest of the Board of Directors will be nominated in a similar manner following the procedures in G., H. and I. and in this order: Vicepresident, Secretary, Treasurer and Parliamentarian.

K. After all the nominations are closed, the electoral committee will distribute the ballots to the members with the right to vote, they will vote for only one candidate for each position, two or more candidates for the same position will invalidate the ballot.

L. The attendance to the General Assembly meeting is limited to those members who are up to date in their dues.

M. To be valid, the ballots should have the following format and the signatures of the three members of the electoral committee:

ASOCIACION COLOMBIANA

DEL

METROPLEX

Date ______________

PRESIDENT _________________________________________________________________________

VICEPRESIDENT ____________________________________________________________________

SECRETARY ________________________________________________________________________

TREASURER ________________________________________________________________________

PARLAMENTARIAN _________________________________________________________________

SIGNATURE__________________________

Electoral Comité Chairperson

SIGNATURE ______________ SIGNATURE___________________

Members of the Electoral Committee

N. The members of the electoral committee will pick up the ballots,

O. The committee will call three (3) volunteers, regular members, to help in the counting of the votes and to be witnesses for the General Assembly,

P. After the votes are counted, the chairperson of the electoral committee will announce the names of the elected candidates, starting with the Parliamentarian and ending with the President,

Q. To win the election a candidate must have a majority,

R. If there is a tie, the vote must be repeated until there is a winner,

2/2004 S. After the elections, the current directors will continue on their positions until the installation of the new board of directors.

Section 6. Every motion made in the General Assembly meeting must be seconded before it can be discussed or voted on; if a motion is not seconded it is rejected automatically,

Section 7. Every motion made in the Board of Directors meeting must be seconded before it can be discussed or voted on; if a motion is not seconded it is rejected automatically,

Section 8. In the Board of Directors meetings there will be no right to abstain; abstaining to vote on a motion that has been made and seconded will constitute a vote against it.

ARTICLE VIII - SANCTIONS

Section 1. There will be the following sanctions:

A. Call to order,

B. Fines,

C. Suspension, and

D. Expulsion of the Association.

Section 2. Said sanctions will be imposed for faults committed or for violation of this constitution or of the by-laws of the Association.

Section 3. The sanctions will be imposed by the Board of Directors, depending on the severity of the offense or fault committed.

Section 4. A member that does not pay the annual dues according to the terms of these by-laws will be automatically suspended. A member suspended for this cause or for owing money to the Association, will be reactivated automatically when the debts are paid.

5/2001 Section 5. The expulsion from the Association or from the Board of Directors will happen only when the grievance is of a grave nature and of serious damage to the interest of the Association and of its members. The accused will have the right to defend himself/herself in an extraordinary meeting where the quorum has to be three fourths ¾ of the members of the Board of Directors, including the ex-presidents. The expulsion can only be imposed by the Board of Directors with a unanimous vote.

Section 6. If a member of the Board of Directors is suspended his/her attributions will be lost until the suspension is over.

Section 7. A member expelled from the Association will be readmitted only with a petition of readmission to the Board of Directors. The Board of Directors has to approve the readmission unanimously, and if the member is readmitted it can never be elected to the Board of Directors. An Honorary member can not be readmitted if it is expelled.

Section 8. All the sanctions imposed must be annotated on the minutes.

Section 9. A non colombian person admitted as a regular member because of being married to a colombian, will lose its rights as a regular member due to divorce, but it could be readmitted as an affiliate member following the appropriate procedures.

Section 10. A non colombian person admitted as a regular member because of being married to a colombian or the child of a colombian will not lose its rights as a regular member due to the death of the spouse or parent.

ARTICLE VIII – SANCTIONS (Contd.)

Section 11. All the sanctions will be applied by the Parliamentarian.

5/2001 Section 12. An Elected Officer could be expelled from the Board of Directors by a petition of the President and two other Elected Officers and a unanimous vote of the other four (4) Elected Officers. The ex-presidents can only be expelled from the Board of Directors by a unanimous vote in an extraordinary meeting of the Board of Directors. The Board of Directors is subject to all the sections of this article VIII.

5/2001 Section 13. The President can be expelled with the unanimous petition of the other four Elected Officers, and a majority of votes in an Extraordinary General Assembly.

5/2001 Section 14. Any director can lose the right to its position by resigning to it or by abandoning it. According to article V, section 4, and article VI, section 13.

Section 15. A director expelled from the Board of Directors can never be a candidate to any position in the board.

Section 16. A director who resigned or abandoned its position could become a candidate to positions in the Board of Directors.

Section 17. The fines imposed must be paid to the Association within thirty (30) days of their sanction. If the fines are not paid, the member will be suspended. A fine can not be larger than U.S. $100.00.

ARTICLE IX - ASSETS

Section 1. All the assets acquired and the money received by the Association belong to the same; the Board of Directors will act as its keeper, but it must deliver them to the next Board of Directors. No member can benefit monetarily or otherwise with the assets of the Association.

Section 2. All the legal, financial, and historical documents, lists and registers and other documents of the Association will belong to the same and must be conveyed and guarded by the Board of Directors or by the members that have the right to them, according to these by-laws.

Section 3. If the Association is dissolved the procedure must follow the provisions of the constitution.

ARTICLE X - COMMITTEES

5/2001 Section 1. The President and/or the Board of Directors will create the committees that it deem necessary to accomplish the objectives of the Association, appointing a chairperson at the time of creating a committee.

5/2001 Section 2. The chairperson will appoint the members of the committee. Any member can be part of a committee if it accepts the appointment from the chairperson.

5/2001 Section 3. The chairpersons will lose their position by resigning, by being replaced by the Board of Directors or if the committee is dissolved by the Board of Directors. None of the Elected Officers can be appointed as a committee chairperson.

Section 4. The directors could be members of a committee if they are invited by its chairperson.

Section 5. The President will be, automatically, member of all the committees of the Association.

5/2001 Section 6. The members of a committee could be replaced or retired if the chairperson of the committee deems it necessary, or by request of the President or of the Board of Directors.

2/2004 ARTICLE XI – ETHICS (This Article needs translation.)

2/2004 ARTICULO XI - CÓDIGO DE ÉTICA

PARA LA JUNTA DIRECTIVA DE LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX

El presente Código de Ética para la Junta Directiva de la Asociación Colombiana del Metroplex ha sido extraído de la normatividad que aplica en el Sector “Nonprofit”[1] de los Estados Unidos y adaptado a la condición y naturaleza de la Asociación.

Una palabra al miembro de la Junta Directiva.

Tan satisfactorio como pueda ser servir en la junta Directiva, muchos Directores también lo encontraran frustrante. Diferentes Directores pueden tener opiniones diversas de cómo deben conducirse las cosas, y usted, a veces, sentirá que los otros no están haciendo su parte, o que lo están atacando.

La interacción con los empleados u otros Directores podrá tener altibajos, y quizás lo acusen de micro manejar los negocios. Otras veces lo que usted tiene que hacer le va a parecer insignificante. Las reuniones le van a parecer llenas de detalles administrativos y lo que usted quiere es tener discusiones importantes sobre el servicio a la comunidad que representa.

Este código es para usted y para los otros Directores, su propósito es establecer un marco en el cual usted pueda trabajar mas efectivamente, y en el cual pueda contribuir en una forma significativa al funcionamiento del la Junta Directiva y de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX.

El comportamiento de los Directores debe basarse en los siguientes principios:

1. – RESPETO. Respeto a las personas y al derecho de libre expresión y pensamiento.

2. – TOLERANCIA. Tolerancia a la diversidad ideológica y cultural de la organización.

3. – CORTESÍA. – La cortesía garantiza el limpio ejercicio de la deserción y de la disensión.

4. – HONESTIDAD. Comunicarse claramente sin intenciones o intereses ocultos que atenten contra la organización.

5. INSTITUCIONALIDAD No olvidar en ningún momento la Misión y la Visión de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX, recordar que es una organización no religiosa, no partidista y no lucrativa

6. - LEGALIDAD. Obrar siempre dentro de las leyes de los Estados Unidos, las del Estado donde se resida y de acuerdo a la constitución y estatutos de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX.

7. - PULCRITUD. Al momento de escribir procurar el mejor manejo del idioma, auxiliándose adecuadamente para no cometer faltas de ortografía que ofendan a los lectores. No usar Spanglish.

8. – ACTITUD POSITIVA. No asumir que alguien obra de mala fe, o con hostilidad tan solo porque tenga ideas diferentes o porque se exprese con firmeza.

9. – PROFESIONALISMO. Al debatir o al discernir sobre un tema, ser profesionales, debatir las ideas, discernir constructivamente y no emprender discusiones o ataques personales.

10. – CONVERGENCIA. Buscar en todo momento el factor común que lleve a la unión y el entendimiento como organización.

PREÁMBULO

Como el empoderamiento[2] de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA depende de la acumulación de Capital Social[3] por parte de la Asociación y como la conducta de la Junta Directiva (JD) afecta directamente dicha acumulación, es imprescindible que la JD se revista de un cuerpo de normas éticas que regulen y legitimen su conducta. El funcionamiento de cada Director (Oficial Electo o Ex-presidente) de la JD será eficiente en la medida en que se ajuste a las normas tipificadas en el presente Código, las cuales normas serán de estricto acato y cumplimiento.

El presente Código de Ética va mas allá del mínimo de requerimientos legales aplicables, pues su objetivo es asegurar la gobernanza[4] ética de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX (ASOCOL).

El presente Código de Ética no pretende alterar los valores de los Directores de la JD, sino manejar los valores de este cuerpo y resolver los conflictos de valores que allí surgieren.

La JD se obliga a velar porque sus nuevos Directores se familiaricen con el Código y se rijan por el. “En una JD el programa de Ética es esencialmente inútil a menos que todos los miembros estén entrenados en como trabaja y en los roles que tienen.”

RECOMENDACIONES SOBRE LA APLICACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA:

Como elementos para mejor entender el comportamiento ético de la JD se transcribe el siguiente grupo de recomendaciones:

La mejor forma de manejar dilemas éticos es evitar que ocurran

Háganse decisiones éticas en grupo, y publíquense, como sea apropiado.

Intégrese la administración de ética con las otras prácticas de administración.

Considérese establecer un comité de ética.

Considérese nombrar una persona encargada de ayudar a coordinar el desarrollo de las Políticas y procedimientos (Vocal de Orden). Esta persona por lo general resuelve los dilemas éticos al interpretar las Políticas y procedimientos.

DEL TRATO INTERPERSONAL ENTRE LOS DIRECTORES QUE COMPONEN LA JD

A. El trato interpersonal entre Directores se basara en el mismo grado de respeto y consideración que un funcionario razonablemente prudente debe demostrar a los colegas que llevan en sus manos similares responsabilidades y derechos.

B. Comentarios o hechos, por parte de cualquier Director, que negligentemente o ex profeso vulneren el buen nombre o la dignidad de otro Director, si no se retractan o se disculpan apropiadamente, serán traídos al pleno de la JD por escrito (incluyese correo electrónico) para su examen, ya por el Director vulnerado o por cualquier otro miembro de la JD, o por una persona que represente al Director vulnerado.

C. La JD en pleno deberá evacuar el examen de la materia en un periodo no mayor a dos (2) semanas a partir de la fecha en que se radique por escrito la queja, ya sea fallando con un veredicto de inocencia, o de amonestación y/o castigo al Director acusado. La amonestación o castigo será determinada con el uso de razonable prudencia y aplicando el Articulo VIII de los estatutos.

D. Si el Director vulnerado no quedase satisfecho con el veredicto de la JD, podrá apelar el caso en segunda instancia, por escrito y en el termino de dos (2) semanas a partir de la expedición del veredicto del JD ante un comité elegido para este propósito cuyos miembros serán todos los ex-presidentes de la ASOCOL, el cual procederá de acuerdo con las normas que para el asunto están estipuladas en este código y en los Estatutos, articulo VIII, y rendirá veredicto en dos (2) semanas a partir de la apelación escrita del Director vulnerado.

E. Si el veredicto escrito por parte de la primera o de la segunda instancia fuese el de suspensión temporal del Director culpable, la JD en pleno o por interpuesto/s Director/es encargado/s, deliberará junto con el comité de ex-Presidentes los expedientes necesarios para que las operaciones normales de la JD no se vean afectadas por la suspensión.

F. Si la gravedad de la ofensa ameritase expulsar de la JD al Director culpable, se seguirá el artículo VIII de los Estatutos. Cualquier apelación en pro o en contra deberá ser remitida a una Asamblea General de la Asociación.

G. En este caso, el Director acusado permanecerá suspendido del ejercicio de su cargo hasta que la los miembros de la Asociación, reunidos en Asamblea extraordinaria decidan la materia, y la comuniquen por escrito a la JD.

TRANSPARENCIA

Como es de uso corriente en el sector de las asociaciones no gubernamentales en Estados Unidos, la JD de ASOCOL debe ser voluntariamente transparente y cada uno de sus miembros será accesible al público o a quien exprese interés por conocer de la organización, sus operaciones o la conducta de la JD o de cualquiera de sus Directores.

La JD rendirá cuentas, sin perjuicio de sus obligaciones estatutarias, a quien las solicite. Dicho rendimiento de Información o cuentas se manejara con respeto, veracidad, buena voluntad y exhaustividad de datos. Nada eleva o empaña mas la imagen de una organización que el buen o el mal manejo de las relaciones publicas por parte de su JD.

RESPONSABILIDAD[5]

La JD, como cuerpo colegiado, será responsable por toda o cualquier infracción al presente Código de Ética. Toda Asociación sin ánimo de lucro, o no gubernamental, depende del apoyo y la confianza publica, por lo cual las operaciones de la JD de ASOCOL deben cimentarse en la integridad, el candor, la equidad y la credibilidad.

Infidelidad a ASOCOL: consiste en descuidar, lesionar o permitir lesionar la reputación y los intereses de la Asociación.

CONFLICTO DE INTERESES[6]: SEGÚN LA SIGUIENTE DEFINICIÓN:

Intervención en política o en religión: Consistente en tomar parte en actos privados o públicos encaminados a apoyar y/o adelantar de hecho o de palabra los propósitos de naturaleza política o religiosa de cualquier grupo, movimiento o partido de carácter político o de tomar una actitud verbal o de hecho a favor o en contra y/o detrimento de un grupo, movimiento o partido político o religión, a nombre de la Asociación.

La JD y cada uno de sus miembros deberán guardar total independencia de los gobiernos de cualquier tipo. Deberán abstenerse de cualquier declaración o hecho que diese la apariencia de supeditación o entrelazamiento indebido entre ellos y dichos gobiernos. Las relaciones amistosas y profesionales entre la JD y los gobiernos son necesarias y permisibles, siempre y cuando dichas relaciones no provoquen o instauren una pérdida total o parcial de la autonomía e independencia de la JD o de cualquiera de sus miembros.

Cuando pareciese apropiado, el Vocal de de Orden fiscalizará a la JD o a cualquiera de sus miembros en relación con cualquier hecho proscrito por la jurisprudencia regular de Estados Unidos, tales como, pero no limitados a: violencia verbal o física; falso testimonio o denuncia; abuso de autoridad; prevaricato; enriquecimiento ilícito; trafico de influencias; usurpación o retenimiento indebido de mando; cohecho; peculado; encubrimiento; soborno; destrucción, supresión, falsificación u ocultamiento de documentación; falsedad; injuria o calumnia, manejo probadamente irresponsable o hurto de fondos públicos, y procesamiento y sentencia por cualquier delito criminal o civil a un Director.

La conducta del Vocal de Orden será supervisada por el Presidente de la JD.

SOBRE PROCEDIMIENTOS

Toda queja sobre la conducta ética de la JD o de cualquiera de sus miembros, recibida en público o en privado por la JD o por uno de sus miembros de parte de cualquier persona o entidad deberá ser registrada por la parte receptora ante el Presidente de ASOCOL y ante el Vocal de Orden. Quienes procederán de inmediato a examinar la queja y a darla por insustantiva o frívola o a establecer un proceso de esclarecimiento, según este código y los estatutos.

Entre los miembros de la JD no existirán grados de amistad o de oposición personales tales que dificulten o deslegitimisen el eficiente rendimiento de cada Director y de la JD en general.

No habrá entre los miembros de la JD comunicaciones privadas en torno a los asuntos pertinentes a ASOCOL que no sean del común conocimiento de toda la JD; ni un grupo de directores podrá tomar decisiones en nombre de la JD en conversaciones informales, cuya deliberación y temática no haya sido sancionada y autorizada previamente por la JD. Tampoco podrá un grupo de directores reunirse en privado o extraoficialmente para determinar agendas, procedimientos o tareas pertinentes a ASOCOL sin previo consentimiento y parámetros previamente definidos por la JD en pleno.

Cualquier miembro de ASOCOL podrá traer al conocimiento del Vocal de Orden las contravenciones a la anterior estipulación, y el Vocal de Orden deberá abrir inmediata investigación sobre la materia.

Se tendrá por invalida e improcedente toda reunión o conferencia de la JD que no cuente con un quórum establecido con antelación a la reunión o conferencia, que no cuente con una agenda previa, que no se someta a las reglas establecidas para el efecto en los Estatutos y que se lleve a efecto en un ambiente deliberativo caótico o intimidatorio no apto para tomar decisiones ponderadas y sensibles. Los efectos de conferencias o reuniones de esta naturaleza serán nulos.

En concordancia con las estipulaciones existentes en el sector sin ánimo de lucro en Estados Unidos, la JD cuidara de evitar y prohibir las prácticas internas de nepotismo y fraternización. Por lo tanto, queda estipulado que:

Ni la JD ni ninguno de sus miembros podrán mantener relaciones que razonablemente puedan suponerse como nocivas para el cabal adelantamiento de los intereses de ASOCOL o para la efectividad y reputación profesional de sus partes componentes y de sus miembros.

Cada miembro declarara de una manera sincera la cantidad de tiempo que razonablemente le puede dedicar a ASOCOL, en términos mensuales, y si puede participar en los eventos, asambleas, tele conferencias, etc. que conforman las obligaciones específicas y necesarias de un miembro de la JD. Análoga declaración hará sobre su compromiso de participar en las asignaturas que pudiesen de tiempo en tiempo caer sobre cada director o sobre todos conjuntamente.

VALIDEZ Y APLICABILIDAD DEL PRESENTE CÓDIGO DE ÉTICA

Las normas estipuladas en el presente Código de Ética son de obligatorio uso y acato. Si alguna de las normas estipuladas en el presente Código estuviesen en abierto y corroborable conflicto con alguna/as de las disposiciones de los Estatutos de ASOCOL, primaran los Estatutos.

APÉNDICES

Doce Preguntas para afrontar Dilemas éticos.

1. Ha definido el problema acertadamente?
2. Como definiría el problema si estuviera al otro lado de la cerca?
3. Para comenzar, como ocurrió esta situación?
4. A quien o a que le da su lealtad como persona o como miembro de la corporación?
5. Cual es su intención al tomar esta decisión?
6. Como se compara esta decisión con los resultados probables?
7. Quien se perjudicara con su decisión o acción?
8. Puede discutir el problema con las partes afectadas antes de tomar su decisión?
9. Tiene confianza de que su posición será tan valida a largo plazo como lo es ahora?
10. Puede discutir sin temor sus decisiones o acciones con el Presidente, o con la Junta Directiva, sus amigos, su familia o con la sociedad en general?
11. Cual es el potencial simbólico de su acción si es entendida? No entendida?
12. Bajo cuales condiciones usted permitiría excepciones a su posición?
(Tomado de: Nash, L. (1981). Ethics without the Sermon. Harvard Business Review, (59)

En la página siguiente hay un contrato que todo miembro de la Junta Directiva debe firmar por duplicado. Este contrato sintetiza las responsabilidades y compromisos de cada Director.

CONTRATO PARA MIEMBRO DE LA JUNTA DIRECTIVA.

Yo, __________________________________ entiendo que como miembro de la Junta Directiva de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX, tengo la responsabilidad moral y legal de asegurarme que la organización hace el mejor trabajo posible en la obtención de sus metas.

Yo creo en, y apoyo los propósitos y la Misión de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX y actuare con responsabilidad y prudencia como su administrador.

Como parte de mis responsabilidades en la Junta Directiva, yo:

1. – Interpretare el trabajo de la organización y sus valores para la comunidad. Representare a la organización y actuare como su vocero cuando se me pida.

2. – Atenderé por lo menos al 75% de las reuniones, tele-conferencias, eventos especiales y reuniones de los comités a los que pertenezca.

3. – Apoyare los esfuerzos para a conseguir fondos para la organización.

4. – Actuare siempre con el mejor interés de la organización en mente, y me excusare en las discusiones donde pueda tener un conflicto de interés.

5. – Estaré informado de lo que pasa en la organización, haré preguntas y pediré Información. Participare y me responsabilizare tomando decisiones sobre problemas, Políticas y otros asuntos de la Junta Directiva.

6. Trabajare con los otros Directores, y empleados de LA ASOCIACIÓN COLOMBIANA DEL METROPLEX, como si fuéramos socios en la obtención de nuestras metas.

Firmado:

_________________________________________ Fecha: __________________

Miembro de la Junta Directiva

Por la Junta Directiva

_________________________________________ Fecha: __________________

Presidente de la Junta Directiva

2/2004 ARTICLE XII - AMENDMENTS

5/2001 Section 1. These by-laws can be amended by a unanimous vote of the Board of Directors in meeting 2/2004 called for that specific purpose, the quorum must be at least four (4) of the Elected

Officers and two (2) of the ex-presidents..

Section 2. The by-laws can also be amended by a written petition of two thirds (2/3) of the voting members present in a General Assembly meeting and if the amendment is not vetoed by the Board of Directors.

Section 3. The Board of Directors veto to an amendment according to section 2, must be unanimous. This means that the amendment petition will be implemented if one of the directors votes in favor.

THESE BY-LAWS WERE ADOPTED BY

THE GENERAL ASSEMBLY

OF THE ASOCIACION COLOMBIANA DEL METROPLEX

THE SECOND OF MARCH OF 1991.

Dallas July 20 1991

Signed by:

Roberto Peraza, President;

Jaime Castro, Vicepresident;

Focion Villalba, Secretary;

Luz Helena Castro, Treasurer;

Edgar Acero, Parliamentarian.

[1] SECTOR “NONPROFIT”: El Sector “Nonprotif” y el “No gubernamental” se conocen en términos generales con el nombre de Sociedad Civil. Forman el sector social privado y voluntario que lleva a efecto su trabajo colocándose entre el gobierno, por un lado, y el sector corporativo o empresarial, por el otro. “Civil Society exists at the intersection where the various elements of society come together to protect and nurture the individual, collectively organized, and where they operate together to provide those protections and common opportunities independently and away from government and private enterprise”. Seligman.

Lo anterior no significa que la Sociedad Civil sea antagónica al gobierno y a la empresa privada. Significa, si, que se eleva como un tercer sector que, representando los intereses sociales naturales y colectivos de la ciudadanía con independencia, puede hablar de igual a igual con entidades estatales y empresariales, ser atendida, respetada y presumiblemente obedecida.

A la Sociedad Civil pueden pertenecer grupos culturales, religiosos, científicos, ambientalistas, deportivos, técnicos, artísticos, comunales, campesinos, recreacionales, académicos, estudiantiles, feministas, humanitarios, faranduleros, etc. Todos adelantando desde sus propias visiones y localidades la agenda social comunitaria.
La sociedad Civil estadounidense se compone de más de 700,000 organizaciones. Ocupa a uno de cada diez miembros de la fuerza de trabajo del país y mueve más de 5 billones de dólares dentro de la economía nacional e internacional. Aunque algunas de las organizaciones no cuentan con más de dos o tres personas (y esto no las hace insignificantes). 45,000 cuentan con cinco empleados "full time"; y en exceso de 7,000 están compuestas por
un "staff" de más de diez empleados quienes manejan programas de voluntariado con millones de dólares de presupuesto.

[2] EMPODERAMIENTO: EL termino “Empoderamiento” o “Empowerment” se define como un proceso en el cual una colectividad ejerce el poder de crear su propia agenda comunitaria y de influir el curso de los eventos que la afectan, con el fin de luchar contra la exclusión y por la participación y el crecimiento. El empoderamiento se aplica para destruir el abuso institucional, político, étnico, racial, de género, etc. y para obtener una porción justa de los beneficios sociales de que se goza en el lugar donde se vive. “Empowerment refers to processes of social interaction of individuals and groups, which aim at enabling people to enhance their individual and collective skills and the scope and range of controlling their lives in a given community. Empowerment happens while people and groups interact in ways of mutual respect, tolerance and social support.” Erben & Wenzel.

[3] CAPITAL SOCIAL: El Capital Social se concibe como la relación entre el grado de confianza existente entre los actores sociales, su comportamiento cívico y nivel de asociatividad, lo cual potencia las normas de reciprocidad, confianza, actitudes y valores con que se crea la cohesión e identificación de un grupo. Lo anterior supone que para el establecimiento de relaciones cooperativas y de ayuda mutua han de desplegarse y reconocerse normas de reciprocidad, confianza, actitudes y valores que conduzcan a la correcta asociatividad de la gente.

[4] GOBERNANZA: La Gobernanza ha sido asociada a los conceptos de co-dirección, interacción y co-gestión y a los patrones o estructuras que emergen en un sistema social, como el "común resultado" u outcome de los
esfuerzos de intervención interactiva de todos los actores implicados. (Kooiman). La governance por tanto también puede ser definida como el conjunto de mecanismos y métodos para atender un amplio espectro de problemas y conflictos, mediante los cuales los actores implicados usualmente llegan a tomar decisiones vinculantes y satisfactorias. Si por el contrario se hablase de una capacidad o un atributo para gobernar, y que generalmente se encuentra asociado a un poder público o a un sistema social, entonces estaremos hablando de gobernabilidad. Por su parte, si nos referimos a la estructuras (reglas de juego) y procesos que condicionan la participación e interacción de actores políticos y sociales, nos estamos refiriendo a la gobernanza. La que no sólo se basa en los recursos de poder, sino también en la conformación de las reglas de juego que limitan y condicionan su abanico de opciones legal y legítimamente aceptables para el logro de sus intereses.

[5] RESPONSABILIDAD: “Responsabilidad”, o rendición de cuentas, dentro del sector Nonprofit es el acto de ser cada activista, todo JD y cada ONG, responsables, moralmente comprometidos/as, “liable”, “answerable” ante sus pares, grupo, ante la comunidad y ante las autoridades o entidades competentes. Es el acto de sentirse éticamente obligado a rendir cuentas voluntaria y oportunamente y, como complemento, al exigir que sean rendidas.
En general, se transgrede el “responsabilidad” cuando se oculta la razón de un acto, o se presenta incompleto o disfrazado. Cuando no se explica a tiempo el porqué y el para qué de un hecho o de una declaración verbal. Cuando se lanza una iniciativa sin tener en cuenta a las organizaciones o a las personas que deberían ser consultadas con antelación. Cuando se dice o hace algo sin la menor intención de responder a la comunidad sobre lo dicho o hecho. Cuando se asume una actitud burlona, arrogante o retaliatoria cuando se nos exige rendir cuentas por lo que se hace o se manifiesta. Se deben rendir cuentas aun cuando la petición de hacerlo es beligerante o abusiva.

[6] CONFLICTO DE INTERESES: Se transcribe la definición dada por el sector Nonprofit de E.U.: “Conflict of interest arises whenever the personal or professional interests of a board member are potentially at odds with the best interests of the nonprofit. For example: A 1974 court decision known as the "Sibley Hospital case" set a precedent by confirming that board members can be held legally liable for conflict of interest because it constitutes a breach of their fiduciary responsibility.”

“To solve the problem of conflict of interest, JD must institute a system of checks and balances to circumvent actual or potential conflict of interest, beginning with well-defined operating policies on all matters that might lead to conflict. Most important, create a carefully written conflict of interest policy based on the needs and circumstances of the organization. Each board member must agree in writing to uphold the policy. A conflict of interest policy should be reviewed regularly as part of board self assessment. “ MNPI.